Terms of Service

Disclaimer: This document is provided for informational purposes and does not constitute legal advice. It is recommended to consult an attorney to adapt these terms to the specific circumstances of your company.

1. Introduction and acceptance of the terms

These Terms of Service (hereinafter, the “Terms”) govern the use of the website and the services provided by ZEIT V.E.R.A, LLC (hereinafter, “the Company”), an entity established in the State of Texas (USA) that offers educational and cultural services and organizes trips for groups of people with common interests. By accessing the website, booking a trip or purchasing any of our products, you declare that you have read and understood these Terms and agree to be legally bound by them. In accordance with best practices recommended for tour operators, the introduction should include the full name of the company, its address, and a statement that the contract is between the Company and the client. Please read these Terms carefully before making a reservation, as they constitute a legally binding contract. Only individuals aged 18 or over with full legal capacity may accept them.

We reserve the right to modify these Terms at any time. Updates will take effect when published on our website. When material changes are made, we will notify you and you will need to accept the new terms, similar to the obligation that other operators have to inform and obtain acceptance of changes. If you disagree with the revised Terms, you must cease using the services.

2. Definitions

To avoid ambiguities, it is advisable to include a definitions section clarifying recurring terms such as “Services,” “User,” “Website,” or “Trip”. In these Terms:

• Company: Refers to ZEIT V.E.R.A, LLC, its owners, executives, employees and representatives.
• User or Client: A person who accesses the website, books a trip or contracts any of our educational or cultural services.
• Supplier: Any independent person or entity that provides services (for example, accommodation, transportation, food, guides) during the trips.
• Services: The set of products offered by the Company, which include online or in-person educational courses, cultural programmes and the organisation of trips for groups of people with common interests.

3. Description of services and relationship with third parties

The Company designs and markets educational and cultural activities and organises trips for groups of people with common interests. The Company acts as a tour operator and coordinates with independent suppliers who provide accommodation, transportation, catering and other services. These suppliers are independent contractors and are not under the direct control or supervision of the Company. Consequently, neither the Company nor its sponsors assume responsibility for acts or omissions of such suppliers or for losses or damages caused by circumstances beyond our control.

For some trips optional experiences may be offered (for example, additional excursions, extra hotel nights or transportation upgrades). These experiences may involve an additional cost and are also provided by independent third parties. If you decide to purchase an optional experience, the specific conditions of the supplier will apply and the Company may charge an additional fee to manage the reservation.

4. Reservations, payments and prices

4.1 Booking process

All trip reservations or course registrations must be made through our official channels (website, phone or in person). Once the reservation payment has been received, the contract between you and the Company is considered formalized, as advised by tourist industry practice.

4.2 Deposit and final payment

To secure your place on a trip or programme, you must pay a deposit or initial payment, whose amount and conditions are agreed according to each individual product or service. The sales agreement will specify whether this deposit is refundable or non‑refundable. The exact amount and deadlines will be indicated during the booking process. The final payment must be made within the time set in the agreement for each trip or service; for example, in many cases payment is required at least 60 days before departure. Partial payments are allowed until the deadline. Failure to meet payment deadlines may result in cancellation of the reservation and the application of cancellation charges.

4.3 Payment methods and prices

We accept payments by credit or debit card (Visa, MasterCard, American Express and others), bank transfer or other methods indicated at the time of booking. We do not accept cash or checks. The Company reserves the right to correct pricing errors and, if necessary, adjust prices due to currency fluctuations, increases in taxes, fuel or other operating costs. Please note that some payment methods may carry a surcharge of up to 5.7 %, which will be disclosed before completing the payment.

5. Changes and cancellations

5.1 Changes requested by the client

You may request changes to your reservation (for example, changing to another trip) up to a certain date before departure. As a guideline, many operators allow changes to another trip up to 61 days before departure, with payments already made applied to the new trip. After that deadline, changes may not be permitted or may require that another person take your place. If the new trip has a lower price, the difference may be applied to another reservation or a refund may be requested, subject to administrative fees.

5.2 Changes and cancellations by the Company

The Company reserves the right to modify itineraries, departure dates or cancel a trip due to circumstances beyond its control, such as adverse weather, conflicts, natural disasters, illness of the guide or other force majeure events. In case of cancellation before departure, the client will be offered the option to transfer their reservation to another trip or receive a credit to use in the future.

5.3 Cancellations by the client

If you decide to cancel your reservation, the following indicative penalties, common in the tourist industry, will apply:

• From the date of booking up to 61 days before departure: loss of the deposit (if the agreement establishes that it is non‑refundable; otherwise, the conditions agreed for the deposit will apply).
• From 60 to 35 days before departure: charge of 75 % of the total price.
• From 34 days before departure until the day of departure: charge of 100 % of the total price.

Refunds, where applicable, may take up to 10 business days and may be subject to processing fees. Additionally, the client understands that amounts corresponding to airfare or hotel bookings will never be refunded, as these services are provided by third parties with strict cancellation policies. In case of cancellation, those amounts will be forfeited regardless of the advance notice given.

6. Assumed risks and limitation of liability

6.1 Relationship with independent suppliers

The Company does not own or directly operate the accommodation, transportation, food, guides or other components of the trip. These are provided by independent suppliers who act as contractors and not as employees of the Company. Therefore, the Company is not responsible for acts, omissions, delays, losses or damages caused by such suppliers, nor does it assume responsibility for schedule changes, overbooking, strikes, wars, riots, epidemics or any other force majeure circumstances beyond our control.

6.2 Assumption of risks by the traveller

The client acknowledges that travel and educational and cultural activities may involve inherent risks and dangers beyond those encountered in everyday life. Participating in a trip entails risks arising from accidents, vehicle breakdowns, weather conditions, illness, consumption of food or drink, animals, etc.. By contracting with the Company, you declare that you voluntarily assume these risks and waive claims for personal injury, death, losses or damages arising from such circumstances. You also agree to be responsible for your own health and to comply with safety recommendations, including those related to the use of pools or jacuzzis, which may lack a lifeguard.

6.3 Limitation of liability

The Company will not be liable for losses, damages, injuries, delays or expenses arising from causes beyond its control, including wars, riots, strikes, terrorist acts, pandemics, natural disasters, mechanical failures or negligence of third parties. We are not responsible for personal effects lost, stolen or damaged during the trip; we recommend not carrying valuable items and keeping personal belongings under your care. In the event of loss or damage to luggage attributable to the Company or its guides, the maximum compensation will be limited, for example, to 250 USD.

In no case will the Company’s liability, whether contractual or extracontractual, exceed the total amount paid for the corresponding trip or service. The Company is not liable for any indirect or consequential damages.

7. Conduct of participants

All participants are expected to maintain respectful behavior towards other travelers, staff and the communities visited. According to best practices for tour operators, the Terms should include a code of conduct stating that travelers must behave responsibly and may be removed from a trip if they breach these rules. In particular:

• Discriminating, harassing or assaulting others on grounds of race, religion, gender, sexual orientation or any other characteristic is prohibited.
• Cultural and religious norms of the places visited must be respected and the instructions of the guide or escort followed.
• Consumption of alcohol, drugs or any behavior that negatively affects the experience of other travelers is not permitted.
• The Company reserves the right to deny participation or expel anyone who fails to comply with these rules, without the right to a refund.

8. Intellectual property and content

The educational materials, photographs, videos, texts, logos, trademarks and other content presented on the website or during the programmes are the property of the Company or are used under license. Terms of Service for educational sites recommend including an intellectual property clause to indicate that the content is protected and cannot be reproduced without authorization. Except with express authorization, you may not copy, distribute, modify, republish or commercially use such content.

8.1 User-generated content

If you submit comments, testimonials, photographs or any other material (hereinafter, “User Content”), you declare that you own the rights to such content and authorize the Company to use, reproduce and publish it without compensation. You are responsible for the User Content you post and guarantee that it will not infringe the rights of third parties or contain defamatory, unlawful or inappropriate material.

9. Privacy and data use

The Company collects and processes personal data in accordance with the Privacy Policy and with applicable law, including the Texas Data Privacy and Security Act (TDPSA). By using our services, you consent to the processing of your data as described in our policy. If we use cookies or similar technologies to enhance the user experience, we will display an appropriate notice and offer options to manage them.

10. Claims and dispute resolution

If a dispute or claim arises related to these Terms or our services, the client must notify us in writing as soon as possible. We undertake to try to resolve the dispute amicably. If an agreement is not reached, any claim must first be submitted to a mediation or arbitration procedure, as some tour operators recommend. A maximum period of one year from the date of the incident is established to file claims.

These Terms and any dispute will be governed by the laws of the State of Texas, United States, without regard to its conflict-of-law principles. The client agrees to submit to the exclusive jurisdiction of the state and federal courts located in the State of Texas for the resolution of any dispute that cannot be resolved through mediation or arbitration.

11. Modifications of the terms

The Company reserves the right to update or modify these Terms at any time. When material changes are made, we will publish the updated Terms with the effective date and notify registered clients. In accordance with industry practices, if a client does not accept the changes, they may cancel their reservation without penalty.

12. Contact information

For any questions about these Terms, reservations or services, you may contact:

ZEIT V.E.R.A, LLC
Address: Headquarters Houston, Texas, USA
Email: sales@valiaexperience.com

 

Términos de Servicio

Descargo de responsabilidad: Este documento se ofrece con fines informativos y no constituye asesoría jurídica. Se recomienda consultar a un abogado para adaptar estos términos a las circunstancias específicas de su empresa.

1. Introducción y aceptación de los términos

Estos Términos de Servicio (en adelante, los “Términos”) rigen el uso del sitio web y de los servicios proporcionados por ZEIT V.E.R.A, LLC (en adelante, “la Empresa”), una entidad establecida en el estado de Texas (EE. UU.) que ofrece servicios educativos y culturales y organiza viajes para grupos de personas con intereses comunes. Al acceder al sitio web, reservar un viaje o contratar cualquiera de nuestros productos, usted declara haber leído y comprendido estos Términos y acepta quedar legalmente vinculado por ellos. De conformidad con las buenas prácticas recomendadas para operadores de tours, la introducción debe incluir el nombre completo de la empresa, su dirección y la declaración de que el contrato se establece entre la Empresa y el cliente. Lea detenidamente estos Términos antes de realizar una reserva, ya que constituyen un contrato legalmente vinculante. Solo pueden aceptarlos personas de 18 años o más con plena capacidad legal.

Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las actualizaciones entrarán en vigor cuando se publiquen en nuestro sitio web. Cuando se realicen cambios materiales, se lo notificaremos y deberá aceptar los nuevos términos, de manera similar a la obligación que tienen otros operadores de informar y obtener aceptación de los cambios. Si no está de acuerdo con los Términos revisados, deberá dejar de utilizar los servicios.

2. Definiciones

Para evitar ambigüedades, es recomendable incluir un apartado de definiciones en el que se aclaren términos recurrentes como “Servicios”, “Usuario”, “Sitio web” o “Viaje”. En estos Términos:

• Empresa: Hace referencia a ZEIT V.E.R.A, LLC, sus propietarios, directivos, empleados y representantes.
• Usuario o Cliente: Persona que accede al sitio web, reserva un viaje o contrata cualquiera de nuestros servicios educativos o culturales.
• Proveedor: Toda persona o entidad independiente que suministra servicios (por ejemplo, alojamiento, transporte, alimentación, guías) durante los viajes.
• Servicios: Conjunto de productos ofrecidos por la Empresa, que incluyen cursos educativos en línea o presenciales, programas culturales y la organización de viajes para grupos de personas con intereses comunes.

3. Descripción de los servicios y relación con terceros

La Empresa se dedica a diseñar y comercializar actividades educativas y culturales y a organizar viajes para grupos de personas con intereses comunes. La Empresa actúa como operador de viajes y se coordina con proveedores independientes que ofrecen alojamiento, transporte, restauración y otros servicios. Estos proveedores son contratistas independientes y no están bajo el control o supervisión directa de la Empresa. En consecuencia, ni la Empresa ni sus patrocinadores asumen responsabilidad por actos u omisiones de dichos proveedores ni por pérdidas o daños causados por circunstancias fuera de nuestro control.

Para algunos viajes se pueden ofrecer experiencias opcionales (por ejemplo, excursiones adicionales, noches extra de hotel o mejoras de transporte). Estas experiencias pueden implicar un coste adicional y también son proporcionadas por terceros independientes. Si decide adquirir una experiencia opcional, se aplicarán las condiciones específicas del proveedor y la Empresa podrá cobrar un cargo adicional por gestionar la reserva.

4. Reservas, pagos y precios

4.1 Proceso de reserva

Toda reserva de viaje o inscripción en un curso debe realizarse a través de nuestros canales oficiales (sitio web, teléfono o en persona). Una vez recibido el pago de la reserva, el contrato entre usted y la Empresa se considera formalizado, tal y como aconseja la práctica del sector turístico.

4.2 Depósito y pago final

Para asegurar su plaza en un viaje o en un programa, deberá abonar un depósito o pago inicial, cuyo importe y condiciones se acuerdan según cada producto o servicio individual. El contrato de venta especificará si dicho depósito es reembolsable o no reembolsable. El importe exacto y las fechas límite se indicarán durante el proceso de reserva. El pago final deberá realizarse con la antelación que se establezca en el acuerdo de cada viaje o servicio; por ejemplo, en muchos casos se requiere pagar al menos 60 días antes de la salida. Se permiten pagos parciales hasta la fecha límite. El incumplimiento de los plazos de pago puede provocar la cancelación de la reserva y la aplicación de cargos por cancelación.

4.3 Formas de pago y precios

Aceptamos pagos mediante tarjeta de crédito o débito (Visa, MasterCard, American Express y otras), transferencia bancaria u otros métodos que se indiquen al momento de la reserva. No se aceptan pagos en efectivo ni cheques. La Empresa se reserva el derecho de corregir errores de precio y, si fuera necesario, ajustar los precios debido a fluctuaciones de divisas, incrementos en impuestos, combustibles u otros costes operativos. Tenga en cuenta que algunos métodos de pago pueden implicar un recargo de hasta el 5.7 %, el cual se informará antes de completar el pago.

5. Cambios y cancelaciones

5.1 Cambios solicitados por el cliente

Puede solicitar cambios en su reserva (por ejemplo, cambiar de viaje) hasta una determinada fecha anterior a la salida. De manera orientativa, en muchos operadores se permite cambiar a otro viaje hasta 61 días antes de la salida, aplicándose los pagos ya efectuados al nuevo viaje. Pasado ese plazo, los cambios pueden no estar permitidos o requerir que otra persona ocupe su lugar. Si el nuevo viaje es de menor precio, se podrá aplicar la diferencia a otra reserva o solicitar un reembolso, sujeto a cargos de gestión.

5.2 Cambios y cancelaciones por la Empresa

La Empresa se reserva el derecho de modificar itinerarios, fechas de salida o cancelar un viaje por circunstancias ajenas a su control, como condiciones meteorológicas adversas, conflictos, desastres naturales, enfermedad del guía u otros eventos de fuerza mayor. En caso de cancelación antes de la salida, se ofrecerá al cliente la opción de trasladar su reserva a otro viaje o recibir un crédito para utilizar en el futuro.

5.3 Cancelaciones por parte del cliente

Si decide cancelar su reserva, se aplicarán las siguientes penalizaciones orientativas, comunes en la industria turística:

• Desde la fecha de reserva hasta 61 días antes de la salida: pérdida del depósito (si el acuerdo establece que es no reembolsable; de lo contrario, se aplicarán las condiciones pactadas para el depósito).
• De 60 a 35 días antes de la salida: cargo del 75 % del precio total.
• Desde 34 días antes de la salida hasta el día de salida: cargo del 100 % del precio total.

Los reembolsos, cuando procedan, pueden tardar hasta 10 días laborables y pueden estar sujetos a tasas de procesamiento. Adicionalmente, el cliente entiende que nunca se reembolsarán los importes correspondientes a billetes de avión o reservas de hotel, ya que estos servicios son proporcionados por terceros con políticas de cancelación estrictas. En caso de cancelación, dichos importes se perderán independientemente de la antelación con la que se comunique la cancelación.

6. Riesgos asumidos y limitación de responsabilidad

6.1 Relación con proveedores independientes

La Empresa no posee ni opera directamente los servicios de alojamiento, transporte, alimentación, guías u otros componentes del viaje. Estos son prestados por proveedores independientes que actúan como contratistas y no como empleados de la Empresa. Por lo tanto, la Empresa no se hace responsable de actos, omisiones, retrasos, pérdidas o daños ocasionados por dichos proveedores, ni asume responsabilidad por cambios de horario, overbooking, huelgas, guerras, disturbios, epidemias o cualquier otra circunstancia de fuerza mayor fuera de nuestro control.

6.2 Asunción de riesgos por parte del viajero

El cliente reconoce que los viajes y las actividades educativas y culturales pueden implicar riesgos inherentes y peligros más allá de los que se encuentran en la vida cotidiana. Participar en un viaje conlleva riesgos derivados de accidentes, averías de vehículos, condiciones meteorológicas, enfermedades, consumo de alimentos o bebidas, animales, etc.. Al contratar con la Empresa, usted declara asumir voluntariamente estos riesgos y renunciar a reclamar responsabilidad por lesiones personales, muerte, pérdidas o daños derivados de dichas circunstancias. Asimismo, acepta ser responsable de su propia salud y de cumplir con las recomendaciones de seguridad, incluidas las relacionadas con el uso de piscinas o jacuzzis, que pueden carecer de socorrista.

6.3 Limitación de responsabilidad

La Empresa no será responsable por pérdidas, daños, lesiones, retrasos o gastos derivados de causas fuera de su control, incluidas guerras, disturbios, huelgas, actos terroristas, pandemias, desastres naturales, fallos mecánicos o negligencia de terceros. No somos responsables de efectos personales perdidos, robados o dañados durante el viaje; recomendamos no llevar objetos de gran valor y mantener los artículos personales bajo su cuidado. En caso de pérdida o daño de equipaje atribuible a la Empresa o a sus guías, la compensación máxima será limitada, por ejemplo, a 250 USD.

En ningún caso la responsabilidad de la Empresa, ya sea contractual o extracontractual, excederá el importe total pagado por el viaje o servicio correspondiente. La Empresa no se hace responsable de cualquier daño indirecto o consecuente.

7. Conducta de los participantes

Se espera que todos los participantes mantengan un comportamiento respetuoso hacia otros viajeros, el personal y las comunidades visitadas. Según las mejores prácticas de operadores turísticos, los Términos deben incluir un código de conducta que establezca que los viajeros deben comportarse de forma responsable y pueden ser expulsados de un viaje si incumplen estas reglas. En particular:

• Está prohibido discriminar, acosar o agredir a otras personas por razones de raza, religión, género, orientación sexual o cualquier otra característica.
• Se deben respetar las normas culturales y religiosas de los lugares visitados y seguir las instrucciones del guía o acompañante.
• No se permite el consumo de alcohol, drogas o cualquier comportamiento que afecte negativamente la experiencia de otros viajeros.
• La Empresa se reserva el derecho de negar la participación o de expulsar a cualquier persona que incumpla estas normas, sin derecho a reembolso.

8. Propiedad intelectual y contenido

Los materiales educativos, fotografías, vídeos, textos, logotipos, marcas comerciales y demás contenidos presentados en el sitio web o durante los programas son propiedad de la Empresa o se utilizan bajo licencia. Los Términos de Servicio de sitios educativos recomiendan incluir una cláusula de propiedad intelectual para señalar que el contenido está protegido y no puede ser reproducido sin autorización. Salvo autorización expresa, usted no puede copiar, distribuir, modificar, republicar ni utilizar comercialmente dichos contenidos.

8.1 Contenido generado por el usuario

Si usted envía comentarios, testimonios, fotografías o cualquier otro material (en adelante, “Contenido del Usuario”), declara que es titular de los derechos sobre dicho contenido y que autoriza a la Empresa a usarlo, reproducirlo y publicarlo sin compensación. Usted es responsable del Contenido del Usuario que publica y garantiza que no infringirá derechos de terceros ni contendrá material difamatorio, ilícito o inapropiado.

9. Privacidad y uso de datos

La Empresa recopila y trata datos personales de acuerdo con la Política de Privacidad y con la legislación aplicable, incluida la Texas Data Privacy and Security Act (TDPSA). Al usar nuestros servicios, usted acepta el tratamiento de sus datos según se describe en nuestra política. Si utilizamos cookies o tecnologías similares para mejorar la experiencia de usuario, mostraremos un aviso apropiado y ofreceremos opciones para gestionarlas.

10. Reclamaciones y resolución de disputas

Si surge un conflicto o reclamación relacionado con estos Términos o con nuestros servicios, el cliente deberá notificárnoslo por escrito lo antes posible. Nos comprometemos a intentar resolver la disputa de manera amistosa. Si no se logra un acuerdo, cualquier reclamación deberá someterse primero a un procedimiento de mediación o arbitraje, tal y como recomiendan algunos operadores turísticos. Se establece un plazo máximo de un año desde la fecha del incidente para presentar reclamaciones.

Estos Términos y cualquier disputa se regirán por las leyes del estado de Texas, Estados Unidos, sin considerar sus principios sobre conflictos de leyes. El cliente acepta someterse a la jurisdicción exclusiva de los tribunales estatales y federales situados en el estado de Texas para la resolución de cualquier controversia que no pueda resolverse mediante mediación o arbitraje.

11. Modificaciones de los términos

La Empresa se reserva el derecho de actualizar o modificar estos Términos en cualquier momento. Cuando se realicen cambios materiales, publicaremos los Términos actualizados con la fecha de entrada en vigor y notificaremos a los clientes registrados. De acuerdo con las prácticas sectoriales, si un cliente no acepta los cambios podrá cancelar su reserva sin penalización.

12. Información de contacto

Para cualquier duda sobre estos Términos, reservas o servicios, puede contactar con:

ZEIT V.E.R.A, LLC
Dirección: Headquarters Houston, Texas, USA
Email: sales@valiaexperience.com

Privacy Policy

1. Introduction and Acceptance

At ZEIT V.E.R.A, LLC (“we”, “the Company” or ZEIT V.E.R.A), we provide educational and cultural activities and arrange trips for groups of people with shared interests. This Privacy Policy explains how we collect, use and share personal information from individuals who interact with our services and websites (collectively, the Site).

By using our services, attending our events or browsing the Site, you agree that your personal data will be collected and used in accordance with this Policy. If you do not agree with our practices, please do not use our services.

2. Information We Collect

2.1 Data you provide directly

When you request information, enrol in our programmes, book a trip or attend an event, we may ask for:

• Contact details: full name, mailing address, telephone number and email address.
• Identification data: date of birth, passport or ID number and nationality (where required for travel or administration).
• Billing and payment information: credit or debit card details, bank information and other data necessary to process payments. Some payment providers may apply surcharges; you will be informed clearly before finalising the transaction.
• Preferences and requirements: food allergies, accessibility needs, specific interests, travel preferences and other information related to the organisation of our services.
• Health or religious information: only when necessary to meet your requests (for example, dietary requirements or travel needs). This data is considered sensitive and will only be processed with your explicit consent.

2.2 Data collected automatically

When you browse our Site, we may automatically collect certain information through cookies and similar technologies, such as your IP address, browser type, pages visited, and date and time of access. We use this information for statistical purposes and to improve the user experience. Some external analytics or marketing providers may also place cookies and collect information about visitors.

2.3 Data obtained from third parties

We may receive information from other sources, such as travel agencies, service providers, educational institutions, business partners or social media platforms when you authorise the exchange of data. We may also rely on payment providers and identity‑verification services to reduce fraud.

3. Purposes of Processing

We use personal data for the following purposes:

1. Service delivery: booking places on educational programmes, organising trips, managing registrations and providing the logistics needed to fulfil our services.
2. Customer service: responding to inquiries, providing assistance and handling requests related to our services.
3. Payment management: processing payments, deposits and refunds in accordance with the contractual terms of each product or service.
4. Commercial communications: sending newsletters, promotions and announcements about new services that may be of interest. You will always have the option to unsubscribe or object to these communications.
5. Site improvement and analytics: analysing user behaviour to optimise the Site and our services.
6. Regulatory compliance: complying with legal obligations, such as state and federal data‑protection laws, travel regulations or health and safety requirements.
7. Security and fraud prevention: protecting the Site, our users’ data and preventing fraudulent or unauthorised activity.

4. Legal Bases for Processing

Depending on the jurisdiction and applicable laws, our legal grounds for processing data may include:

• Performance of a contract: where processing is necessary to fulfil a contract (for example, managing your trip booking or enrolment).
• Legitimate interests: to improve our services, ensure security and conduct statistical analyses, provided that your rights do not override our interests.
• Consent: in situations where we request sensitive information or carry out marketing communications, we will seek your explicit consent.
• Compliance with legal obligations: such as Texas privacy laws and other federal or international regulations.

5. User Rights

Under the Texas Data Privacy and Security Act (TDPSA), which took effect on 1 July 2024, Texas residents have, among others, the following rights[2]:

• Right to know whether your personal data is being processed and to obtain a copy in a readable format.
• Right to correct inaccurate or incomplete data.
• Right to delete the information you provided or that was obtained about you.
• Right to opt out of the processing of your personal data for targeted advertising, the sale of data or profiling that could affect your access to services or basic goods.
• Right not to face retaliation or discrimination for exercising these rights.

In addition, under other state and federal laws, you may have the right to:

• Withdraw your consent at any time if processing is based on that consent.
• Request portability of your information in certain circumstances.
• File complaints with the relevant authority if you believe we have violated data‑protection laws.

To exercise any of these rights, please contact us using the methods indicated in section 12. Contact. The TDPSA requires data controllers to provide secure and accessible methods for submitting requests, to respond within 45 days and to offer an appeal process for unfavourable decisions. If your request is excessive, unfounded or repetitive, we may charge a reasonable administrative fee.

6. Cookies and Similar Technologies

We use cookies and tracking technologies to remember your preferences, analyse traffic and display personalised content. Cookies may be necessary for the operation of the Site or used for analytics and advertising. By continuing to browse, you consent to the use of cookies. You can manage your cookie preferences through your browser settings or our consent banner. Please note that disabling certain cookies may affect the Site’s functionality.

7. Sharing of Information and External Providers

We may share your personal data with third parties in the following circumstances:

1. Service providers: we work with independent companies such as travel agencies, airlines, hotels, transportation companies and educational providers. These third parties act as independent contractors and are responsible for their own practices. ZEIT V.E.R.A, LLC is not liable for the acts or omissions of these providers, except as required by law.
2. Technology and marketing suppliers: web‑hosting services, analytics tools, advertising platforms and social networks that assist us in managing our operations and communications.
3. Public authorities: where required by law, court order or to defend our legal rights.
4. Payment processors: that manage charges and refunds. Some payment methods may include a surcharge (for example, up to 5.7 %); this will be communicated before completing the transaction.
5. Business reorganisations: in the event of a merger, asset sale or corporate restructuring, always subject to appropriate legal safeguards.

In all cases, we require third parties to apply appropriate security measures and to use the data solely for the agreed purposes.

8. Data Security

We are committed to protecting the confidentiality, integrity and availability of your personal data. We implement reasonable technical and organisational measures—such as encryption of communications, access controls and staff training—appropriate to the nature of the data and identified risks[6]. We also require our providers to maintain equivalent standards of security and confidentiality.

9. Data Retention

We retain personal information only for as long as necessary to fulfil the purposes described and to meet legal or tax requirements. When data is no longer needed, we delete or anonymise it securely. If you request the deletion of your data, we will make reasonable efforts to honour your request unless we are required by law to retain it.

10. Minors

Our services are not directed at children under 13 years of age, and we do not knowingly collect data from children without parental consent. If we discover that we have collected information from a minor without proper authorisation, we will promptly delete it. Registration for youth programmes must be completed by an adult.

11. International Data Transfers

ZEIT V.E.R.A, LLC operates from the United States, but some of our providers may be located in other jurisdictions. When we transfer personal data outside the U.S., we implement contractual safeguards—such as standard contractual clauses or other recognised mechanisms—to ensure an adequate level of protection.

12. How to Exercise Your Rights and Contact

If you wish to exercise your rights of access, rectification, erasure, objection, portability or any other legal right, you can do so via:

• ZEIT V.E.R.A, LLC
  Address: Headquarters Houston, Texas, USA
  Email: sales@valiaexperience.com.

We will ask you to provide information to verify your identity before processing your request. We will respond within the timeframe set by the TDPSA (generally 45 days) and, if necessary, inform you about the appeal process if we cannot fulfil your request.

13. Changes to this Privacy Policy

We may update or modify this Policy from time to time to reflect changes in legislation, our services or internal practices. When changes are significant, we will publish a prominent notice on the Site or notify you directly by email. We encourage you to review this page periodically to stay informed.

Política de Privacidad

1. Introducción y aceptación

En ZEIT V.E.R.A, LLC (“nosotros”, “la Empresa” o ZEIT V.E.R.A), nos dedicamos a ofrecer actividades educativas y culturales, así como la organización de viajes para grupos de personas con intereses comunes. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos y compartimos la información personal de quienes interactúan con nuestros servicios y sitios web (en adelante, el Sitio).

Al utilizar nuestros servicios, asistir a nuestros eventos o navegar en el Sitio, usted acepta la recopilación y el uso de sus datos personales conforme a esta Política. Si no está de acuerdo con estas prácticas, le rogamos que no utilice nuestros servicios.

2. Información que recopilamos

2.1 Datos personales proporcionados directamente por el usuario

Cuando solicita información, se inscribe en nuestros programas, efectúa una reserva de viaje o participa en un evento, podemos solicitarle datos como:

• Datos de contacto: nombre completo, dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
• Datos identificativos: fecha de nacimiento, número de pasaporte o documento de identidad y nacionalidad (cuando sea necesario para viajes o trámites).
• Información de facturación y pago: detalles de tarjeta de crédito o débito, datos bancarios y otra información necesaria para procesar pagos. Algunos proveedores de pago pueden aplicar recargos; en su caso se informará claramente antes de completar la transacción.
• Preferencias y requisitos: alergias alimentarias, necesidades de accesibilidad, intereses específicos, preferencias de viaje y otra información relacionada con la organización de nuestros servicios.
• Información de salud o religiosa: únicamente cuando sea necesario para cumplir con sus peticiones (por ejemplo, requisitos dietéticos o necesidades de viaje). Estos datos se consideran sensibles y sólo se procesan con su consentimiento expreso.

2.2 Datos recopilados de forma automática

Al navegar por nuestro Sitio, podemos recopilar automáticamente cierta información mediante cookies y tecnologías similares, como la dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y fecha y hora de acceso. Utilizamos esta información con fines estadísticos y para mejorar la experiencia del usuario. Algunos proveedores externos de análisis o marketing también pueden colocar cookies y recoger información sobre los visitantes.

2.3 Datos obtenidos de terceros

Podemos recibir información de otras fuentes, como agencias de viaje, proveedores de servicios, instituciones educativas, socios comerciales o plataformas de redes sociales cuando usted autoriza el intercambio de datos. También podemos recurrir a proveedores de pagos y servicios de verificación de identidad para reducir el fraude.

3. Finalidades del tratamiento

Utilizamos los datos personales para los siguientes fines:

1. Prestación de servicios: reservar plazas en programas educativos, organizar viajes, gestionar inscripciones y proveer la logística necesaria para la ejecución de nuestros servicios.
2. Atención al cliente: responder a consultas, proporcionar asistencia y gestionar solicitudes relacionadas con nuestros servicios.
3. Gestión de pagos: procesar pagos, depósitos y reembolsos, de acuerdo con los términos contractuales de cada producto o servicio.
4. Comunicaciones comerciales: enviar boletines informativos, promociones y anuncios de nuevos servicios que puedan interesarle. Siempre tendrá la posibilidad de darse de baja o de oponerse a estas comunicaciones.
5. Mejora del Sitio y análisis: analizar el comportamiento de los usuarios para optimizar el Sitio y nuestros servicios.
6. Cumplimiento normativo: cumplir con obligaciones legales, como las leyes estatales y federales en materia de protección de datos, de viajes o de seguridad sanitaria.
7. Seguridad y prevención del fraude: proteger el Sitio, los datos de nuestros usuarios y prevenir actividades fraudulentas o no autorizadas.

4. Base legal para el tratamiento de datos

Dependiendo de la jurisdicción y las leyes aplicables, la base jurídica para el tratamiento de datos puede incluir:

• Ejecución de un contrato: cuando el procesamiento es necesario para cumplir con un contrato (por ejemplo, gestionar su reserva de viaje o inscripción).
• Intereses legítimos: para mejorar nuestros servicios, garantizar la seguridad y llevar a cabo análisis estadísticos, siempre que sus derechos no prevalezcan sobre nuestros intereses.
• Consentimiento: en aquellos casos en que solicitamos información sensible o realizamos comunicaciones de marketing, solicitaremos su consentimiento expreso.
• Cumplimiento de obligaciones legales: como las leyes de protección de datos de Texas y otras normativas federales o internacionales.

5. Derechos de las personas usuarias

De acuerdo con la Texas Data Privacy and Security Act (TDPSA), vigente desde el 1 de julio de 2024, los residentes de Texas tienen, entre otros, los siguientes derechos:

• Derecho a saber si sus datos personales están siendo procesados y a obtener una copia en un formato de lectura mecánica.
• Derecho a corregir datos inexactos o incompletos.
• Derecho a borrar la información proporcionada u obtenida sobre usted.
• Derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales con fines de publicidad dirigida, venta de datos o elaboración de perfiles que puedan afectar a su acceso a servicios o bienes básicos.
• Derecho a no sufrir represalias ni discriminación por ejercer estos derechos.

Asimismo, en virtud de otras leyes estatales y federales, puede tener derecho a:

• Retirar su consentimiento en cualquier momento si el tratamiento se basa en este consentimiento.
• Solicitar la portabilidad de su información en determinadas circunstancias.
• Presentar reclamaciones ante la autoridad competente si considera que hemos incumplido las leyes de protección de datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede ponerse en contacto con nosotros utilizando los métodos indicados en la sección 12. Contacto. Según la TDPSA, los controladores de datos deben facilitar métodos seguros y accesibles para presentar solicitudes, responder en un plazo máximo de 45 días y ofrecer la posibilidad de apelar decisiones desfavorables. En caso de que su solicitud sea excesiva, infundada o repetitiva, podremos cobrar una tarifa administrativa razonable.

6. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y tecnologías de seguimiento para recordar sus preferencias, analizar el tráfico y mostrar contenido personalizado. Las cookies pueden ser necesarias para el funcionamiento del Sitio o con fines de análisis y publicidad. Al continuar navegando, usted acepta el uso de cookies. Puede gestionar sus preferencias de cookies ajustando la configuración de su navegador o a través de nuestro banner de consentimiento. Tenga en cuenta que la desactivación de algunas cookies puede afectar el funcionamiento del Sitio.

7. Compartición de información y proveedores externos

Podemos compartir sus datos personales con terceros en los siguientes supuestos:

1. Prestadores de servicios: trabajamos con empresas independientes, como agencias de viajes, compañías aéreas, hoteles, transportistas y proveedores de educación. Estos terceros actúan como proveedores y son responsables de sus propias prácticas. ZEIT V.E.R.A, LLC no se hace responsable de los actos u omisiones de estos proveedores, salvo que la ley lo exija.
2. Proveedores de tecnología y marketing: servicios de alojamiento web, herramientas de analítica, plataformas de publicidad y redes sociales, que nos ayudan a gestionar nuestras operaciones y comunicaciones.
3. Autoridades públicas: cuando sea requerido por ley, orden judicial o para defender nuestros derechos legales.
4. Procesadores de pagos: que gestionan los cobros y reembolsos. Algunos métodos de pago pueden agregar un recargo (por ejemplo, hasta un 5,7 %); dicha información se comunicará antes de finalizar la transacción.
5. Reorganizaciones empresariales: en caso de fusión, venta de activos o reestructuración corporativa, siempre bajo las garantías legales correspondientes.

En cualquier caso, exigimos a los terceros que adoptan las medidas de seguridad adecuadas y que utilizan los datos exclusivamente para las finalidades acordadas.

8. Seguridad de los datos

Nos comprometemos a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus datos personales. Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables, como cifrado de las comunicaciones, control de accesos y capacitación del personal, de acuerdo con la naturaleza de los datos y los riesgos identificados. Asimismo, exigimos a nuestros proveedores que cumplan con estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes.

9. Conservación de los datos

Almacenamos la información personal únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas y para satisfacer requisitos legales o fiscales. Cuando los datos ya no son necesarios, procedemos a su eliminación o anonimización de forma segura. Si solicita la eliminación de sus datos, haremos esfuerzos razonables para respetar su petición, salvo que estemos obligados a conservarlos por ley.

10. Menores de edad

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 13 años y no recopilamos intencionadamente datos de niños sin el consentimiento de sus padres o tutores. Si detectamos que hemos recopilado información de un menor sin la autorización adecuada, procederemos a eliminarla de inmediato. Para obtener información sobre viajes o programas destinados a jóvenes, deberá ser un adulto quien formalice la inscripción.

11. Transferencias internacionales de datos

ZEIT V.E.R.A, LLC opera desde los Estados Unidos, pero algunos de nuestros proveedores pueden estar ubicados en otras jurisdicciones. Cuando transferimos datos personales fuera de EE. UU., adoptamos salvaguardas contractuales, como cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos reconocidos, para garantizar un nivel de protección adecuado.

12. Cómo ejercer sus derechos y contacto

Si desea ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad o cualquier otro derecho legal, puede hacerlo mediante:

ZEIT V.E.R.A, LLC
Address: Headquarters Houston, Texas, USA
Email: sales@valiaexperience.com

Le solicitaremos información para verificar su identidad antes de procesar su solicitud. Responderemos dentro del plazo previsto por la TDPSA (generalmente 45 días) y, si fuera necesario, le informaremos sobre el proceso de apelación en caso de que no podamos atender su solicitud.

13. Cambios en esta Política de Privacidad

Podemos actualizar o modificar esta Política ocasionalmente para reflejar cambios en la legislación, nuestros servicios o prácticas internas. Cuando las modificaciones sean significativas, publicaremos un aviso destacado en el Sitio o se lo comunicaremos directamente por correo electrónico. Le recomendamos revisar periódicamente esta página para mantenerse informado.